Ślub w czasie pandemii

Ślub w czasie pandemii, czyli 5 prostych zasad, jakich warto się trzymać przy organizacji wydarzenia pt „i żyli długo i szczęśliwie”.

Zapraszamy Was do przeczytania pierwszego artykułu autorstwa Kasi Bugaj z Raz W Życiu.

Zdjęcia wykorzystane w artykule pochodzą z cudownego kameralnego ślubu Oli i Filipa, który mieliśmy przyjemność fotografować w październiku tego roku.

Nie zazdroszczę naszym tegorocznym Parom Młodym… takiego poziomu stresu w historii przygotowań ślubnych jeszcze nie było. Gdy w marcu omawiałam dekoracje i menu z B. i R., a premier właśnie ogłaszał lockdown, oni tylko spojrzeli na siebie i wzajemnie zapewniali się, że z całą pewnością wezmą ślub w tym roku. Latem zapadła decyzja, że jednak musimy rok poczekać, za duże ryzyko, że rodzina z zagranicy nie dojedzie w tym sezonie. Gdy w styczniu G. i A. wybierali wino i aranżowali salę, ich ślub planowaliśmy na maj bieżącego roku. Gdy w marcu zaczęło wyglądać na to, że maj będzie trudny do zrealizowania, optymistycznie przesunęliśmy datę na październik, ten obecny. W tej chwili jesteśmy już po 2 kolejnych zmianach terminu, zatrzymaliśmy się na październiku 2021 i z duszą na ramieniu wyczekujemy czy ta data w końcu się zrealizuje. Gdy H. i J. w lutym wybierali salę na październikowe wesele, spodziewaliśmy się udziału ok. 140 gości. Wesele 10 października ostatecznie zgromadziło tylko 25 osób, tych najbliższych i najwytrwalszych, które zgodziły się wziąć na siebie obowiązek dwutygodniowej kwarantanny po powrocie do swojego kraju. Kwarantanny, która ogłoszona została tylko tydzień przed uroczystością. Gdyby ślub planowany był o 10 dni później, już wcale by się nie odbył, znajdujemy się obecnie – wraz z połową kraju – w czerwonej strefie epidemicznej.

Po raz pierwszy w historii branża ślubna, przyzwyczajona do odległych rezerwacji i planowania przyszłości z dużym wyprzedzeniem, stanęła w obliczu masowych zmian terminów, przesuwania rezerwacji na mniej lub bardziej określoną przyszłość, czasem także odwoływania ich. Ślub w czasie pandemii to nie jest prosta sprawa. Nikt z nas nie był na to przygotowany, żadna Para Młoda nie życzy sobie, aby to usługodawca nie wywiązał się z terminu, zatem w myśl zasady wzajemności umowy i potencjalne zabezpieczenia rzadko przewidywały rozwiązania na taką ewentualność. Niestety, pokreślone kalendarze, chaos terminowy i dylematy związane z polityką „przekładania” dat są dziś codziennością nas wszystkich. Wszyscy rozumiemy trudną sytuację naszych klientów, z początkiem lockdownu właściwie nikt nie miał oporów co do zupełnie bezkosztowego przenoszenia rezerwacji. Z biegiem czasu stało się jednak jasne, że ten stan nie jest tymczasowy i pojawiły się trudne pytania o możliwość zmiany warunków finansowych lub zatrzymywania zadatków, szczególnie po zniesieniu zakazu wesel, który jednak nie zakończył pandemii i wciąż wielu parom nie pozwolił na takie przyjęcie, o jakim marzyli. Branża ślubna nie jest jednorodna, część usługodawców posługuje się drogim sprzętem, za który spłaca raty leasingowe, inni zatrudniają spory personel, który też trzeba sfinansować… koniec końców także w interesie klientów jest, aby firmy raz wybrane do realizacji danej usługi były w stanie ją jeszcze w nowym terminie dostarczyć, a nie upadły w międzyczasie.

Całkowity zakaz wesel, który w tej chwili się pojawił, dotyka już stosunkowo nieliczne Pary Młode, sezon na przyjęcia powoli się kończy, mimo nadziei branży, że część wesel z wiosny zostanie przesuniętych np. na listopad czy początek grudnia. Narzeczeni zwykle wychodzili z założenia, że jeśli już mają zrezygnować z pierwotnego planu, to nie chcą iść na kompromisy i zamieniać kolorowego pachnącego maja na szaro-burą jesień. Początkowo część kraju jednak znalazła się w strefie żółtej, gdzie organizacja przyjęcia jest możliwa, choć z dużymi ograniczeniami. Podobne wyzwania mogą czekać na pary pobierające się w grudniu czy z początkiem roku, końca pandemii nie widać. Obecnie niemal cały kraj jest w strefie czerwonej! Jak przygotować się na możliwe trudności? Projekt “Ślub w czasie pandemii” może się przeciągnąć nawet na 2021!

Opowiem Wam, jak zrobiliśmy to z H. i J., można by to opisać jako 5A:

Po pierwsze – Alternatywy

Zachowajcie spokój. Slub w czasie pandemii to nie koniec świata. Opracujcie sobie scenariusze na wypadek różnych komplikacji, dzięki temu będziecie mieli gotowy plan działania jeśli do nich dojdzie, a Wy będziecie przeżywać trudne emocje. H. i J. rozpatrywali kilka wariantów:

  •  dojedzie ok. 100 gości – program w większości bez zmian
  •  dojedzie ok. 40 gości – zastanawialiśmy się już nad zmianą rozkładu sal, aby przyjęcie wciąż było przytulne i parkiet nie świecił pustkami;
  •  dojedzie ok. 20-30 gości – jeszcze bardziej przearanżowaliśmy salę (jeden wspólny stół dla wszystkich), zrezygnowaliśmy z niektórych atrakcji. Ponadto przeanalizowaliśmy listę gości i zmodyfikowaliśmy program wieczoru tak, aby uwzględnić ich potrzeby: spodziewaliśmy się, że ze względu na wiek wielu z nich nie będzie zainteresowanych tańczeniem, zatem przeformułowaliśmy oprawę muzyczną na koncert akustyczny, przesunęliśmy muzyków bliżej stołu, aby nie stwarzać „presji pustego parkietu”, oświetlenie dyskotekowe zostało zastąpione nastrojowym oświetleniem scenicznym. Dodaliśmy też do programu przejście na drinki po obiedzie w inne miejsce, aby zróżnicować gościom doświadczenie, pozwolić zmienić otoczenie, przewietrzyć się i wrócić do stołu z nową energią
  •  W razie gdyby nikt z gości nie mógł przyjechać, H. i J. postanowili i tak pobrać się zgodnie z planem, tylko we dwoje. Wspólnie uznali, że akurat dla nich najważniejsze jest zawarcie małżeństwa, nawet jeśli będą przy tym sami, bez najbliższych. Wyobrażenie sobie najgorszego scenariusza daje dużo spokoju, bo potencjalny kryzys nabiera konkretnych kształtów i nagle przestaje być tak straszny jak to, co nieznane.

Po drugie – Analiza

Mając stworzone powyższe scenariusze, zastanówcie się, czy każdy z nich Wam odpowiada, innymi słowy: czy jego realizację oceniacie wyżej na skali zadowolenia niż rezygnację z terminu i przełożenie ślubu na przyszłość. Większość naszych tegorocznych klientów opowiedziała się za zmianą daty w nadziei na realizację gotowego już scenariusza. Byli też jednak tacy, którzy z różnych względów bardzo chcieli pobrać się w tym roku, nawet kosztem pewnych kompromisów. Na to pytanie tylko Wy możecie sobie odpowiedzieć, ale wiedząc, że np. akceptujecie tylko plan B czy C, a już nie plan D i E, będziecie mogli przejść do kolejnego kroku.

Po trzecie – Aktywność

Oszacujcie działania, jakie będziecie musieli podjąć i terminy z nimi związane. Jeśli np. w grę wchodzi odgórne ograniczenie listy gości – z jakim wyprzedzeniem i komu będziecie musieli dać znać, że niestety z żalem, z uwagi na ograniczenia nie możecie już go zaprosić na swoje przyjęcie? Jakie kary umowne przewidują Wasze umowy z usługodawcami? Być może mniejsze wesele wymusi na Was rezygnację z części usług albo ich elementów, odpowiednio wczesny kontakt z firmą je świadczącą uchroni Was przed dodatkowymi kosztami.

Po czwarte – Aproksymacja/Przewidywanie

Śledźcie informacje w mediach i czytajcie między wierszami. Ten element jest poniekąd najtrudniejszy, bo różne zmiany i restrykcje wprowadzane są czasami z zaskoczenia, bez wcześniejszego planu czy ostrzeżeń, jednak musimy opierać się na szacowaniu prawdopodobieństwa i analizowaniu dopływających do nas rozsądnych informacji. Gdy Wielka Brytania wprowadziła kwarantannę dla Polaków, H. i J. zapytali mnie: jaka jest szansa, że Polska odpowie analogicznym rozwiązaniem. Oczywiście nie mogłam wiedzieć co i kiedy ogłosi polski rząd, jednak korzystając z informacji, że aktualna lista zakazów związanych z podróżowaniem ma obowiązywać do konkretnego dnia, przypadającego już po interesującej nas dacie, oszacowałam jako niskie prawdopodobieństwo, że dojdzie do zmian wcześniej. Niskie nie znaczy niemożliwe, ale taki poziom ryzyka już pozwolił nam nastawić się na pewne założenia, a dopóki pandemia nie skończy się, poruszamy się w obrębie mniejszego i większego prawdopodobieństwa.

Po piąte – Akceptacja

Zachowajcie elastyczność. Bierzecie ślub w czasie pandemii, która zaskoczyła cały świat i zapewne również Was zaskoczy jeszcze kilka razy, może wymusić rzeczy, których wcześniej nie bralibyście pod uwagę. Jeśli potrzebujecie szczegółowego planu, którego nic nie wywróci do góry nogami, poczekajcie na szczepionkę lub lek na SARS-Cov-2. Jeśli jednak gotowi jesteście potraktować wesele w tych czasach jako przygodę, kolejne wyzwanie na Waszej wspólnej drodze, to prawie na pewno przeżyjecie piękne chwile z najbliższymi. H. i J. musieli zaakceptować fizyczną nieobecność wielu ważnych dla siebie osób, ale dzięki kilku gościom, którzy wcześniej poprosili nieobecnych o krótkie nagrania i zmontowali z nich wzruszający film pełen anegdot i ciepłych życzeń, i tak czuli ich bliskość.

 

Slub w czasie pandemii

Podsumowując, chcąc się pobrać w najbliższych miesiącach, dopasujcie plany do realiów, nie bójcie się tworzyć alternatywnych scenariuszy i spokojnie, nie ulegając panice, czekajcie na rozwój wypadków. Rozważcie jakie wesele zadowoli Wasze oczekiwania, co stracicie, a co zyskacie zmieniając termin lub go utrzymując. Rozmawiajcie z usługodawcami, analizujcie – na ile ich produkt/usługa da się dopasować do różnych wariantów przyjęcia i na ile wcześniej potrzebują znać Waszą decyzję. Jedno jest pewne – podobnie jak większość z nas pamięta co robiła i gdzie była słysząc o zamachu na WTC albo o Noblu dla Olgi Tokarczuk, tak Wasze wesele, niezależne od ostatecznego kształtu, zapadnie w pamięć wszystkim uczestnikom jako wesele, na którym byli w czasie pandemii. Mniejsze nie znaczy gorsze, a z perspektywy 15 lat pracy w zawodzie powiedziałabym wręcz, że małe przyjęcia dostarczają Parom Młodym często przyjemniejszych wrażeń, pozwalają bardziej „pobyć” z gośćmi, dostarczają więcej „przeżyć” w miejsce „zadań” takich, jak napić się czy zatańczyć z każdym – siłą rzeczy bardziej pobieżnie.

Możliwe, że planujecie ślub i wesele dopiero na przyszłe lato lub jesień, jednak zaostrzająca się sytuacja epidemiczna wzbudza w Was obawy czy w ogóle jest sens coś teraz organizować, na czym się skupić, aby ze wszystkim zdążyć, a jednocześnie nie włożyć wysiłku nadaremno w niewłaściwe zadania.

O tym jak planować gdy nic nie wiadomo już niedługo. Zapisz się na nasz newsletter – na Twoją skrzynkę mailową otrzymasz powiadomienie o kolejnych artykułach!